Esta política describe cómo INSOLVENTIC —el sistema de gestión de expedientes de insolvencia, conciliación y acuerdos de apoyo usado por los centros de conciliación identificados más abajo— trata los datos personales de deudores, acreedores y demás personas cuyos datos quedan registrados en un expediente.
1. Responsable y encargado del tratamiento
Cada centro de conciliación que usa el sistema es responsable del tratamiento de los datos personales de sus propios expedientes. Los datos de un centro están aislados de los de otro: el sistema los separa técnicamente por centro (tenant) y ningún centro puede ver los expedientes de otro.
Los centros que hoy usan el sistema son:
- Centro de Conciliación Armonía — razón social: ⟨COMPLETAR: razón social de Armonía⟩, NIT: ⟨COMPLETAR: NIT de Armonía⟩.
- Centro de Conciliación Constructores de Paz — razón social: ⟨COMPLETAR: razón social de Constructores de Paz⟩, NIT: ⟨COMPLETAR: NIT de Constructores de Paz⟩.
El equipo técnico que opera la plataforma Insolventic actúa como encargado del tratamiento: procesa los datos por cuenta e instrucción de cada centro (responsable), no decide para qué se usan.
2. Qué datos se tratan
El sistema registra, para cada expediente, los datos que la ley exige o que el trámite (insolvencia, conciliación o acuerdo de apoyo) requiere para adelantarse. En concreto:
- Del deudor: nombre, tipo y número de cédula, correo, teléfono, dirección, ciudad, departamento, fecha de nacimiento, estado civil, ocupación, ingresos y gastos mensuales, número de dependientes, nivel educativo, contacto de emergencia, y —cuando aplica— datos bancarios (banco, tipo de cuenta) para el plan de pagos.
- De los bienes del deudor: descripción, tipo y valor de cada bien (incluye datos de inmuebles cuando el bien es un inmueble: dirección, matrícula, gravámenes).
- De los acreedores: nombre o razón social, NIT, correo, teléfono, dirección, representante, y el detalle de cada obligación (monto, tipo, clasificación).
- Del trámite: fechas de cada etapa (radicación, admisión, audiencias, acuerdos, terminación), documentos generados, y comunicaciones del trámite.
- De los operadores del centro (quienes usan el sistema): nombre, correo, teléfono, cédula profesional, y un registro de qué acciones realizó cada uno sobre cada expediente (auditoría).
3. Finalidad del tratamiento
Los datos se tratan exclusivamente para gestionar el expediente del trámite correspondiente: registrar la información del deudor y sus acreedores, generar los documentos propios de cada etapa del trámite (solicitud, admisión, audiencias, actas, acuerdos, constancias), hacer seguimiento del estado del expediente, y enviar las notificaciones del trámite por correo a quien corresponda.
4. Transmisión a terceros y a otros países
El sistema usa dos servicios de Google para operar:
- Google Drive, donde se almacenan los documentos generados de cada expediente (solicitudes, actas, acuerdos, constancias y los demás documentos del trámite).
- Gmail (vía SMTP), para el envío de las notificaciones del trámite por correo electrónico.
Estos dos servicios son operados por Google y sus servidores pueden estar ubicados fuera de Colombia — es decir, hay una transmisión internacional de los datos almacenados o enviados por estos medios. No se transmiten datos a ningún otro tercero distinto de estos dos servicios para el funcionamiento del sistema.
5. Derechos de los titulares (derechos ARCO)
Como titular de sus datos, usted tiene derecho a:
- Conocer qué datos suyos están registrados en el expediente y para qué se usan.
- Actualizar sus datos cuando hayan cambiado (por ejemplo, un cambio de dirección o de teléfono).
- Rectificar datos que estén incompletos, sean inexactos o puedan generar confusión.
- Suprimir sus datos, cuando la ley lo permita — ver la nota sobre el expediente legal más abajo.
Canal para ejercer estos derechos: escriba a ⟨COMPLETAR: correo del canal ARCO de cada centro⟩, indicando el centro de conciliación, el número de expediente (si lo conoce) y el derecho que desea ejercer. El procedimiento interno para atender estas solicitudes está en docs/PROCEDIMIENTO_ARCO.md (documento interno, no público).
Nota sobre la supresión y el expediente legal: un expediente de insolvencia, conciliación o acuerdo de apoyo es, en sí mismo, un registro de un trámite legal. Si existe una obligación de conservar ese registro, la supresión de sus datos podría no ser posible mientras esa obligación esté vigente — esta tensión está identificada como una decisión pendiente de revisión legal (ver docs/PROCEDIMIENTO_ARCO.md), y esta política no afirma tener la respuesta.
6. Tiempo de conservación de los datos
Los datos de un expediente se conservan mientras el trámite esté activo, y después de terminado, durante: ⟨COMPLETAR: plazo de retención tras terminar el trámite⟩.
7. Seguridad
El acceso al sistema requiere una cuenta asignada por el administrador del centro, y cada cuenta solo puede ver los expedientes de su propio centro. Las contraseñas no se almacenan en texto plano. El detalle técnico de estas medidas no se publica aquí por razones de seguridad.